Pour simplifier et sécuriser la gestion documentaire dans une entreprise ou une administration, l’idéal est de passer au numérique. La numérisation des documents papier et la dématérialisation de l’ensemble de la base documentaire est une condition préalable pour pouvoir profiter des avantages de l’archivage électronique et de la GED (gestion électronique de documents vivants collaborative)
Comment bien choisir sa solution logicielle documentaire?
La GED est avant tout organisationnelle et ne se résume pas à un logiciel ou à une description technique. Bien appliquée, c’est une « vision » d’entreprise et une méthodologie d’amélioration des performances où l’on doit chercher à anticiper et non à réagir aux événements comme on le fait habituellement avec d’autres outils et d’autres méthodes.
Cet outil permet de fédérer l’ensemble des documents de l’organisation, quel que soit le format ou le support d’origine. Il accepte aussi bien les documents papier, qui sont dématérialisés par le biais d’un processus de numérisation, que les fax, les photos, les documents issus de logiciels de bureautique, les documents produits par une chaîne d’édition, les présentations, les plans, les enregistrements audio ou vidéo, les messages électroniques, etc.
Il permet de dématérialiser totalement le contenu des dossiers et d’en assurer une gestion plus efficace et plus sûre, accessibles à tout moment et en tout lieu par les utilisateurs autorisés.
Voici quelques exemples de documents qu’un système de gestion peut prendre en compte, par type de dossier:
- dossier client
- comptabilité
- dossier fournisseur
- Ressources Humaines
- système qualité …
Le site https://www.archivage-numerique.fr a compilé l’ensemble des outils numériques de gestion de l’information et des documents pour les professionnels. De la gestion électronique du courrier au SAE, vous y trouverez toutes les solutions logicielles permettant de sécuriser et d’exploiter vos données au maximum, en conformité avec la norme NF Z42-013 (devenue ISO 14641-1) qui définit les exigences de l’archivage numérique.
Exemples d’applications
L’archivage légal se trouve simplifié par la numérisation, là ou il fallait garder certains contrats ou déclarations en archive physique jusqu’à 30 ans, la certification (via signature numérique par exemple) des documents numérisés permet de les stocker sans aucune altération ou risque de perte dans un coffre-fort électronique. Plus de stress pour les retrouver en cas de contrôle, puisque quelques clics suffiront.
Enfin le « Workflow », le flux de travail, qui concerne l’ensemble des documents en cours de constitution, ou d’utilisation quotidienne, s’en trouve fluidifié par la connaissance en tant réel de l’état éditique. L’historique des modifications permet de connaître la traçabilité de l’évolution des documents générés (par exemple dans un service juridique ou RH).